Insbesondere dann, wenn Texte von verschiedenen Autoren stammen und sich mehrere Personen die redaktionelle Überarbeitung und das Layout teilen, kann sich der Einsatz eines Online-Redaktionssystems lohnen.

Wenn Sie wenig publizieren und Ihre Publikationen alleine herstellen, benötigen Sie kein Redaktionssystem. Wenn Sie jedoch für die Koordination von mehreren Beteiligten aus Projektleitung, Redaktion, Grafik, Korrektorat und Übersetzung verantwortlich sind, kann der Einsatz eines Redaktionssystems gerade in Zeiten des Homeoffice die Arbeit aller Beteiligten wesentlich erleichtern. Warum dies so ist, erfahren Sie hier. 
Die 7 grössten Vorteile, die für Nutzung eines Online-Redaktionssystems sprechen:
  1. Publikationen lassen sich schneller erstellen.
  2. Die Zusammenarbeit eines (auch dezentral arbeitenden) Teams wird massiv vereinfacht.
  3. Die Nachvollziehbarkeit aller Aktionen ist jederzeit gewährleistet.Sicherheit-Transparenz
  4. Die Fehleranfälligkeit kann entscheidend reduziert werden.
  5. Es lassen sich langfristig Kosten einsparen.
  6. Crossmediales Publizieren ist ohne Mehraufwand möglich.
  7. Unterstützt ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens.
Profitieren auch Sie von der einfacheren ­Herstellung Ihrer Publikationen! 

Machen Sie einen entscheidenden Schritt in die digitale Zukunft Ihrer Publikationen. Überzeugen Sie sich selbst von den vielen Vorteilen und dem Potenzial von unserem Redaktionssystem smartpublication. Auf den folgenden Seiten fassen wir für Sie zusammen, was ein Online-Redaktionssystem ist und welche Vorteile dessen Nutzung mit sich bringt.

1. Zeitersparnis

Sei es ein Geschäftsbericht, ein Factsheet, ein Benutzerhandbuch oder eine Medien­mitteilung: Die herkömmliche Erstellung einer Publikation erfordert einen grossen Aufwand und ständige Aufmerksamkeit. Die ­Publikation ist lokal gespeichert,  Änderungen müssen manuell verwaltet und die am Publikationsprozess Beteiligten laufend über neue Anpassungen informiert werden. Mit dem Resultat, dass verschiedene Versionen der Publikation per E-Mails zwischen verschiedenen Bearbeitern und Entscheidungsträgern hin und her geschickt werden müssen. Das ist ineffizient und kostet Zeit, die man in der Regel nicht hat. 

Die Arbeit mit einem Online-Redaktionssystem kann den Publikationsprozess nachhaltig optimieren und dadurch eine Menge Zeit einsparen. Um eine bessere Vorstellung zu erlangen, wie diese Zeit effektiv gespart werden kann, hier ein paar Beispiele aus dem Publikationsalltag mit unserem Online- Redaktionssystem smartpublication:

  • Alle verfügbaren Publikationen werden zentral verwaltet und sind für alle Beteiligten direkt zugänglich. 
  • Dank der selbsterklärenden Nutzerführung kann unser Online-Publikationssystem auch von Nutzern ohne spezifisches Fachwissen problemlos bedient werden.
  • Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass sich Inhalte schnell erfassen oder verwalten lassen. Die einzelnen Inhaltselemente können ganz einfach per Drag-and-Drop an die ­gewünschte Stelle der Publikation gezogen werden.
  • Korrekturen können direkt in der Publikation vorgenommen werden. Dadurch entfällt das Hin- und Herschicken verschiedener Versionen und auch die Frage nach der neusten Version gehört der Vergangenheit an.
  • Die Verwendung von Templates stellt sicher, dass das Layout immer den Corporate Design Vorgaben des Unternehmens entspricht. Durch die automatische Formatierung kann die ­Bearbeitungszeit um ein Vielfaches reduziert werden.

2. Einfache Zusammenarbeit

Im manuellen Redaktionsprozess ist die Zusammenarbeit in der Regel recht umständlich. So ist es beispielsweise nicht ohne weiteres möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig an einer Publikation arbeiten können. Bei mehreren Redakteuren heisst das entweder zu warten oder eine Kopie der Publikation zu erstellen und diese verschiedenen Versionen später zusammenführen zu müssen. Das stört nicht nur die Produktivität, es erhöht auch die Gefahr von Fehlern.
Mithilfe eines Online-Redaktionssystems kann die Zusammenarbeit während des Redaktions- und Publikationsprozesses wie folgt vereinfacht werden:
  • Alle am Prozess Beteiligten wie beispielsweise Grafiker, Layouter, Redakteure, Übersetzer, Korrektoren oder Produktmanager können ganz einfach auf das Online-Redaktionssystem zugreifen und ihre Inhalte direkt in die Publikation einfügen. Inhalte müssen nicht mehr per E-Mail verschickt werden.
  • Alle Beteiligten arbeiten am gleichen Dokument. So entspricht die im Online-Redaktionssystem gespeicherte Publikation immer dem neusten Stand.
  • Alle beteiligten Personen können gleichzeitig an derselben Publikation arbeiten, systemintern Nachrichten austauschen und Notizen verfassen.
  • Der auf den kundenspezifisch abgestimmte Publikationsprozess regelt die Zusammenarbeit und die Zugriffsbestimmungen.
  • Das Online-Redaktionssystem kann unabhängig von Ort, Zeit und Gerät genutzt werden. Es benötigt lediglich einen Webbrowser mit Online-Zugang.

3. Sicherheit und Transparenz

Transparenz ist ein wichtiges Thema bei der Erstellung von Publikationen. Bei vielen Änderungen ist es wichtig nachvollziehen zu können, wer diese wann gemacht hat und warum. Ansonsten ist die Gefahr gross, den Überblick zu verlieren.

Die Arbeit mit einem Online-Redaktionssystem erhöht die Transparenz aller Aktivitäten. Es wird nicht nur einfacher, Änderungen vorzunehmen, sondern auch diese zu überwachen und zu verwalten. Gleichzeitig lässt sich so sicherstellen, dass alle Termine eingehalten werden und der ­Redaktionsplan auf Kurs bleibt. Mit nur einem Knopfdruck kann jederzeit eine Print- bzw. Web-Vorschau der Publikation generiert werden.

4. Minimierung von Fehlerquellen

Der herkömmliche Publikationsprozess ist aufgrund der vielen händischen Eingriffe an­fällig für Fehler. Das gilt besonders für umfangreiche Publikationen wie Geschäftsberichte oder Magazine. Sei es die manuelle Übertragung oder das Einfügen von kopierten Inhalten – grundsätzlich gilt, je mehr Schnittstellen es gibt, umso grösser ist die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. 

Durch die Nutzung unseres Online-Redaktionssystems lassen sich diese Fehlerquellen minimieren:

  • Korrekturen und Anpassungen können direkt in der Publikation vorgenommen werden.
  • Inhalte, die eine Überprüfung oder eine weitere Bearbeitung benötigen, können markiert und mit einer virtuellen Haftnotiz versehen werden. Diese Markierungen sind für jeden Redakteur ersichtlich und sollen sicherstellen, dass keine ungeprüften Inhalte publiziert werden.
  • Über eine Excel-Anbindung können ganze Excel-Dateien importiert werden. Aufwendiges Übertragen von Zahlen oder mühsame Copy-Paste-Arbeit sind nicht mehr nötig.

5. Langfristige Kosteneinsparungen

Oftmals ist es die Angst vor Kosten, die viele Unternehmen zögern lassen, auf ein Redaktions­system umzusteigen. Zwar ist die Anschaffung mit Kosten verbunden, dennoch wird sich die Arbeit mit einem Online-Redaktionssystem für jedes Unternehmen langfristig kostensparend auswirken. Durch die Effizienzsteigerung des Redaktions- und Publika­tionsprozesses können Publikationen schneller erstellt und mühelos publiziert werden.

Das Einsparungspotenzial ist bei den meisten Unternehmen grösser als anfänglich ­gedacht. Denn praktisch alle Publikationen eignen sich dazu, mit einem Online-­Redaktionssystem erstellt zu werden. Am häufigsten wird unser System für diese ­Publikationstypen eingesetzt:

  • Mitarbeiter -und Kundenmagazine
  • Publikationen der öffentlichen Hand
  • Geschäftsberichte
  • Factsheets
  • Medienmitteilungen
  • Datenblätter
  • Benutzerhandbücher
  • Lehrmittel

6. Medienneutralität

Medienübergreifendes Publizieren gewinnt immer mehr an Relevanz. Klassische Kommunikationskanäle sind zwar nach wie vor gefragt, digitale Kanäle werden aber immer bedeutender. Sogenanntes Multichannel-Publishing ohne Online-Redaktionssystem ist ein mühsames Unterfangen. Denn ohne Medienneutralität der Inhalte muss die Publikation für jeden Publikationskanal separat aufbereitet werden. Das kostet unnötig Zeit.

Die crossmediale Publikation wird erheblich vereinfacht, weil unser Online-Redaktions- und Publikationssystem die Inhalte einer Publikation unabhängig des Kommunikationskanals medienneutral aufbereitet. Ohne Mehraufwand können aus den gleichen Daten sowohl eine Print-Publikation als auch eine Online-Publikation generiert werden. Mehr noch, es lassen sich für jeden Publikationskanal individuelle Varianten erstellen.

7. EINHEITLICHES ERSCHEINUNGSBILD

Mit dem Redaktionssystem können wir innerhalb der festgelegten Layout-Standards frei arbeiten und den Autoren (fast) alle Wünsche erfüllen. 

Saskia haueisen, Gemeindeverwaltung Untersiggenthal

Die Verwendung eines Online-Redaktionssystems vereinfacht nicht nur den Publikationsprozess, es macht auch den Unternehmensauftritt professioneller. Viele Unternehmen kämpfen immer wieder mit der Einhaltung ihrer Corporate Design Vorgaben. Ein Redaktionssystem sorgt für Konsistenz in der Gestaltung der verschiedenen Publikationen. Durch die vordefinierten Templates sehen alle Publikationen eines bestimmten Typs gleich aus. Professionelle, ansprechend aussehende Publikationen wirken sich positiv auf die Wahrnehmung eines Unternehmens aus.

Profitieren auch Sie von der einfacheren Herstellung Ihrer Publikationen! 

Machen Sie einen entscheidenden Schritt in die digitale Zukunft Ihrer Publikationen. Überzeugen Sie sich selbst von den vielen Vorteilen und dem Potenzial von unserem Redaktionssystem smartpublication. Gerne zeigen wir Ihnen in einer unverbindlichen Systemdemonstration Ihre Möglichkeiten auf.